Skolbanken – inspiration och utveckling från hela landet

Mölndals stad - Medarbetarsamtal 2018/2019

Skapad 2017-12-20 11:36 av Vincent Brattin
Samverkan i Mölndal Mall - Medarbetarsamtal
Medarbetarsamtal 16 - 99 Känsligt innehåll
Förberedelser i skolan
Förberedelser i hemmet
Samtalet
Arbeta med överenskommelser

Elever och lärare gör förberedelser inför utvecklingssamtalet. Vårdnadshavare kan ännu inte ta del av underlaget.

Vad är ett medarbetarsamtal? 

Medarbetarsamtalet är en del av Mölndal stads samverkansavtal och en av metoderna i det systematiska arbetsmiljö- och hälsoarbete. Samtalet ska vara planerat, återkommande och utvecklande för verksamheten och medarbetaren. Minst en gång om året ska samtalet genomföras. 

Medarbetarsamtalet bygger på dialog mellan chef och medarbetare och ska fokusera på medarbetarens fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljö samt uppdrag och kompetensutveckling. Samtalet lägger grunden för medarbetarens prestation, utveckling och trivsel. Genom att ta reda på vad medarbetarna behöver för att trivas och klara av sina arbetsuppgifter har man som chef bättre möjligheter att hjälpa dem i deras utveckling. Samtalet är också menat att vara ett tillfälle för båda parter att förtydliga sina förväntningar på varandra, och ge varandra konstruktiv feedback. Medarbetsamtalet är ett viktigt hjälpmedel i arbetet med att utveckla och behålla bra medarbetare. Genom medarbetarsamtalet kan chefen också få en helhetsbild över hur arbetsmiljön och arbetssituationen är på arbetsplatsen i stort. 

Att tänka på inför ett samtal 

Ett väl genomfört medarbetarsamtal ska dels summera året som har gått men också blicka framåt för att skapa goda förutsättningar att bedriva och utveckla verksamheten. För att medarbetarsamtalet ska bli så givande som möjligt för både chef och medarbetare finns det vissa saker som kan vara bra att tänka på inför samtalet: 

  • Att vara förberedd inför samtalet är ett gemensamt ansvar. Samtalet förbereds med fördel genom att medarbetaren får tillgång till hela mallen för medarbetarsamtalet i förväg. Det är viktigt att samtalet planeras in i god tid för att möjliggöra denna föreberedelse.
  • Som medarbetare – fundera på om du har några andra frågor eller önskemål du vill ta upp utöver det som finns i mallen.
  • Som chef – fundera igenom vad du vill lägga fokus på i samtalet utifrån din verksamhet.
  • Både chef och medarbetare bör tänka tillbaka på vad som togs upp i föregående medarbetarsamtal.
  • Som chef är det viktigt du ser till att alla medarbetarna känner till syftet med samtalet, dess innehåll och vad du förväntar dig.

Välkommen till mitt samtal agenda

Tid och plats

Närvarande

  • Elevens namn
  • Mentorns namn
  • Vårdnadshavares namn

Att tänka på under ett samtal 

För att uppnå en väl fungerande samverkan ska den grundas på dialog som bygger på viljan
att lyssna på varandra och en vilja att försöka förstå hur andra tänker. Genom att båda talar,
lyssnar och visar varandra respekt skapas delaktighet och engagemang. Chefen och
medarbetaren delar på ansvaret för kvaliteten på samtalet och för dess resultat.

Vidare kan följande vara bra att tänka på under samtalet:

  • Börja med att sammanfatta föregående medarbetarsamtal.
  • Som chef – tänk på att ställa öppna frågor. Undvik frågor som man kan svara ja/nej på.
  • Medarbetarsamtalet är ett bra tillfälle att ge varandra feedback/konstruktiv kritik. Se
    detta som en möjlighet att lära och utvecklas.
  • Avsluta samtalet med att sammanfatta vad som är sagt och upprätta en individuell
    utvecklingsplan.
  • Dokumentera samtalet
Mallen är indelad i fyra olika avsnitt; arbetsmiljö, uppdrag, kompetensutveckling och övrigt.
Inom varje avsnitt finns exempel på områden som kan tas upp i samtalet. I mallen finns det
anteckningsfält för att underlätta den löpande dokumentationen. Till dokumentet hör även en
individuell utvecklingsplan som fylls i innan samtalet avslutas. Det är chefen som är ansvarig
för att dokumentera och spara anteckningarna. En kopia lämnas till medarbetaren efter att
samtalet är genomfört.

Se mallen för medarbetarsamtal som ett stödmaterial som ger exempel på områden att ta upp.
Börja samtalet med att göra en tillbakablick på förgående medarbetarsamtal.

Din arbetsmiljö är allt det du har runt omkring dig på jobbet: arbetsredskap och maskiner,
luften, ljudet och ljuset, hur arbetet är organiserat, det sociala samspelet och hur du trivs på
arbetsplatsen. Både chef och medarbetare har ett ansvar att bidra till en god arbetsmiljö på
arbetsplatsen. 

För att täcka in allt kan det vara lämpligt att tala om arbetsmiljön utifrån tre områden: fysisk,
organisatorisk och social arbetsmiljö.

Fysisk arbetsmiljö  Med fysisk arbetsmiljö menas allt det som kan påverka kroppen. Det kan handla om hur
arbetslokalerna är utformade, arbetsställning och utrustning, ventilation och luftkvalité,
belysning, ljud och buller. 

Exempel på områden som kan tas upp under detta avsnitt är:

  • Lokalernas utformning
  • Ljud och ljus
  • Hot och våld
  • Arbetsredskap
  • Ergonomi
  • Fysisk påfrestning
  • Upplevd egen hälsa och friskvårdsbidrag
Organisatorisk arbetsmiljö Med den organisatoriska arbetsmiljön menas de villkor och förutsättningar för arbetet som
handlar om ledning och styrning, kommunikation, delaktighet och handlingsutrymme,
fördelning av arbetsuppgifter samt krav, resurser och ansvar.

Exempel på områden som kan tas upp i detta avsnitt är:

  • Delaktighet och inflytande
  • Information och kommunikation
  • Tydlighet i roller, ansvar och rutiner
  • Upplevd arbetsbelastning ochmöjlighet till återhämtning
  • Psykisk påfrestning
  • Arbetsplatsträffar och andramötesforum
  • Arbetstider
  • Balans mellan arbetsliv och privatliv
Ledarskap:

  • Förväntningar på varandra
  • Stöd och uppmuntran
  • Tillgänglighet
Social arbetsmiljö Den sociala arbetsmiljön är hur vi samspelar med och påverkas av de personer som finns runt
omkring oss t.ex. kollegor och chef.

Exempel på områden som kan tas upp i detta avsnitt är:

  • Samarbetet i arbetsgruppen
  • Samarbetet med andra verksamheter
  • Arbetsklimat och trivsel arbetsgruppen
  • Bemötande i arbetsgruppen (hur vi ärmot varandra)
  • Feedbackkultur på arbetsplatsen
Ditt uppdrag är de arbetsuppgifter du förväntas utföra, det resultat du förväntas uppnå och det
särskilda sätt arbetet ska utföras på. Det kan också handla om vilka arbetsuppgifter som ska
prioriteras, vilka befogenheter du har och vem du kan vända dig till för att få stöd och hjälp.

Exempel på områden som kan tas upp under detta avsnitt är:

  • Tydlighet vad gäller förväntningar, ansvar och arbetssätt
  • Förutsättningar för att klara uppdraget
  • Kännedom om verksamhetens mål
  • Stimulerande arbetsuppgifter
  • Behov/önskemål om utveckling inom uppdraget
  • Förslag på förbättringsområden för verksamheten
Kompetensutveckling handlar om att utveckla sig i sitt arbete genom till exempel att få prova
nya arbetsuppgifter eller lära sig av kollegor. Även olika former av utbildning och kurser kan
vara en del i kompetensutvecklingen. Kompetensutveckling handlar om dina möjligheter att
klara arbetet idag men också om att förbereda dig för kommande arbetsuppgifter.

Exempel på områden som kan tas upp under detta avsnitt är:

  • Tillräcklig kompetens för uppdraget
  • Önskemål om utveckling inom arbetsområdet
  • Outnyttjad kompetens/erfarenhet
Under det här avsnittet finns möjlighet att prata om annat som inte kommit upp tidigare i
samtalet. Utöver detta är det viktigt att ta reda på följande:

  • Eventuell bisyssla (använd särskilt blankett för detta)
  • Önskemål om höjd sysselsättningsgrad (använd särskilt blankett för detta)

I den individuella utvecklingsplanen anges medarbetarens utvecklingsmål i relation till
verksamhetens mål och uppdrag. Det som skrivs i planen ska vara realistiskt och helst
tidsplanerat. Utvecklingsinsatser kan handla om att utveckla sig i sitt arbete genom att få
prova nya arbetsuppgifter, lära sig av kollegor, egen inläsning av litteratur, studiebesök,
handledning, skuggning med mera. Även olika former av utbildning och kurser kan vara en
del i utvecklingsplanen. Utvecklingsplanen ska utvärderas och följas upp vid nästa
medarbetarsamtal. Har de planerade åtgärderna genomförts, vad har åstadkommits,
har målsättningen i planen uppnåtts?

Utvecklingsmål:

Mål

Aktivitet

Ansvarig

Tidsplan

Uppföljning Uppnåddes det förväntade resultattet?
Beröm eller ge feedback på det här materialet genom att skriva en kommentar här: